Levar clientes ou a equipe a um grande jogo no Maracanã é uma das formas mais eficientes de relacionamento. Mas o que parece simples, comprar ingressos, envolve logística, segurança e um roteiro que funcione para o grupo inteiro. A Event Mundi organiza experiências esportivas desde 2017, de grupos pequenos de clientes a eventos com centenas de convidados.
Resumo rápido
- Defina o objetivo antes de escolher setor ou orçamento.
- Comece o planejamento assim que o jogo entrar na tabela.
- Cadastre a biometria facial de cada convidado com pelo menos uma semana de antecedência.
- Confira a política de brindes e hospitalidade da empresa antes de enviar os convites.
Defina o objetivo do evento
Premiação de equipe, relacionamento com cliente e lançamento de produto pedem formatos diferentes. O objetivo define o setor, o tamanho do grupo e o nível de hospitalidade.
Antes de falar de setor ou de orçamento, responda três perguntas: quem são os convidados, o que você quer que eles levem dessa experiência e quanto tempo de conversa o evento precisa permitir.
Escolha a estrutura certa
- Camarote ou área de hospitalidade: privacidade e serviço para conversar com os convidados. Permite ativação de marca.
- Setor premium: assentos numerados e conforto para grupos médios.
- Arquibancada com guia: experiência mais autêntica, ideal para equipes.
Com quanta antecedência começar
Quanto antes, melhor. Jogos grandes, clássicos e decisões esgotam rápido, e camarotes e áreas de hospitalidade têm lugares limitados. Para grupos maiores, comece o planejamento assim que o jogo entrar na tabela: quanto mais cedo, mais opções de setor, horário e transporte.
Logística do grupo
Um transfer único saindo do hotel ou do escritório, horário de chegada combinado e uma pessoa acompanhando o grupo do começo ao fim. Isso evita convidado perdido na entrada e deixa a empresa livre para cuidar do relacionamento.
Dica do guia
Peça a lista de convidados com antecedência: nome, documento e restrições alimentares. Com a biometria facial, o cadastro de cada pessoa precisa estar aprovado antes do jogo. Faça isso com pelo menos uma semana de folga.
Checklist do organizador
- Lista de convidados com nome completo e documento.
- Biometria facial de cada convidado cadastrada e aprovada.
- Restrições alimentares e necessidades de acessibilidade.
- Horário de saída e ponto de encontro do grupo.
- Quem da empresa vai acompanhar os convidados no dia.
- Aprovação interna do orçamento e dados para a nota fiscal.
Plano B: quando o jogo muda de data
No Brasileirão, dia e horário dos jogos mudam com frequência por causa da transmissão na TV. Combine com o fornecedor, antes de fechar, o que acontece nesse caso: troca de jogo, novo horário de transfer e aviso aos convidados. Monte o convite já prevendo essa possibilidade.
Compliance: política de brindes e hospitalidade
Muitas empresas têm regras para oferecer brindes e hospitalidade a clientes e parceiros, alinhadas à Lei Anticorrupção (Lei 12.846/2013). Antes de enviar os convites, confira com o jurídico ou com a área de compliance os limites de valor e quem pode ser convidado. Convites a servidores públicos costumam ter regras ainda mais restritas.
Para facilitar a aprovação interna, todos os pacotes corporativos da Event Mundi são faturados com nota fiscal.
Além do Maracanã
O mesmo planejamento vale para outros grandes eventos, como o GP de São Paulo de Fórmula 1, em Interlagos, e o Rio Open, no Jockey Club.
Quer montar um evento para a sua empresa? Conheça o turismo esportivo corporativo da Event Mundi ou fale com a nossa equipe.
Perguntas frequentes
Escrito por
Enzo Marino
Guia de turismo formado pelo CEFET-RJ e diretor da Event Mundi. Trabalha com experiências esportivas desde 2019 e escreve a partir do que vê em campo, no dia do jogo.
